Курс переподготовки по документационному и организационному обеспечению в Железнодорожном

1. Нормативно-правовая база

• Нормативно-правовая база делопроизводства. Регламентация работы службы. Зачем нужны регламенты и как оформлять? ГОСТ 7.0.97 Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов

• Источники информации по организации делопроизводства, необходимые в работе.

 2. Виды и требования к управленческой документации

• Зона ответственности специалиста по документационному обеспечению. Для чего нужна и как определить?

• Требования к оформлению документов. Бланки документов. Схема движения документов.

• Назначение и подготовка документов различных систем документации:

– Организационные документы;

– Распорядительные документы как форма реализации управленческих решений (приказы, указания, распоряжения, протоколы);

– Деловая переписка как средство обеспечения внешнего взаимодействия; культура делового письма; оформление деловых писем и их разновидности;

– Документы внутренней переписки (служебные, докладные, объяснительные записки, заявки);

– Особенности оформления и организации работы с договорной документацией и иные виды ОРД;

– Практика составления организационных документов.

 3. Организация эффективного документооборота

• Способы и организация приема и отправки документов. Оптимальные маршруты движения документов в организации. Формы регистрации документов. Отличие регистрации от учета документов.

• Организация работы с документами внутренней переписки.

• Организация контроля исполнения документов и поручений.

• Управление рисками как способ их минимизации и повышения эффективности в работе с документами.

– Практика оформления журналов регистрации документов.

4. Разработка локальных нормативных актов по документационному обеспечению управления

• Общая характеристика документов.

• Порядок разработки, утверждения и введения в действие.

• Виды, общая характеристика, назначение документов. Значение раздела «Термины и определения».

– Практика разработки локальных актов.

 5. Вопросы внедрения электронного документооборота в организации

• Критерии готовности предприятия к внедрению СЭД.

• Роль предпроектного обследования организации делопроизводства предприятия.

• Проблемы этапов внедрения системы электронного документооборота.

– Как выбрать СЭД. Примеры систем. Разбор систем электронного документооборота на примере программы Директум.

6. Основы кадрового делопроизводства

• Классификация кадровых документов. Виды кадровых документов: штатное расписание, заявление, приказ, трудовой договор, должностная инструкция и т.д.

• Поэтапные процедуры оформления приема и увольнения сотрудников. Типичные ошибки документирования процедур приема и увольнения.

• Документирование предоставления отпусков работникам. График отпусков.

• Трудовая книжка работника: учет, правила внесения записей. Обеспечение сохранности трудовых книжек.

• Личная карточка работника: – обязательность заполнения – внесение записей в периоды работы. Учет и хранение личных карточек.

– Практика заполнения кадровых документов

 7. Систематизация документов и организация их хранения. Архив

• Основные признаки формирования дел.

• Требования к составлению номенклатуры дел, определение сроков хранения документов.

• Включение электронных документов в номенклатуру дел.

• Организация текущего хранения документов.

• Подготовка и обработка дел к передаче на архивное хранение.

– Практика разработки номенклатуры дел.

8. Секретарь в структуре управления

• Роль секретаря-помощника руководителя, как участника процесса документационного обеспечения управления предприятием.

• Функции и должностные обязанности секретаря.

• Деловые и личностные характеристики современного секретаря.

• Имидж секретаря, соответствующий имиджу организации.

• Техническое оснащение и организация рабочего места в приемной.

• Рациональное планирование рабочего времени секретаря.

• Совершенствование взаимодействия руководителя и секретаря за счет участия в планировании, рациональном распределении рабочего времени руководителя и расстановки приоритетов.

 9. Подготовка и проведение коллегиальных мероприятий и переговоров

• Организация переговоров и деловых приемов. Протокол деловых встреч и переговоров. Правила проведения деловых переговоров и протокольных мероприятий.

• Технология общения с иностранными партнерами: программа пребывания иностранной делегации.

• Подготовка помещения для проведения переговоров, встреча в аэропорту, рассадка в автомобиле, размещение в гостинице.

• Порядок оформления документов для командировки и отчетных документов по командировке руководителя. Приказ о служебной командировке, служебное задание, командировочное удостоверение.

• Подготовка и порядок проведения коллегиальных мероприятий. Оперативные совещания. Документирование решений коллегиальных мероприятия.

 10. Организация личных приемов руководителя

• Правила организации приема посетителей. Порядок записи на прием. Подготовка к приему и его проведение.

• Документирование результатов личного приема.

• Правила сервировки чайного стола.

• Стандарты и рекомендации по оборудованию офисных помещений. Основы эргономики офиса и флористики.

 11. Деловое общение. Основы конфликтологии, стресс-менеджмента

• Конфликтология. Управление организационным конфликтом. Виды, причины, стадии развития конфликта. Стили поведения в конфликте. Этапы разрешения и способы урегулирования конфликта. Методы профилактики конфликтов.

• Стресс-менеджмент. Причины и симптомы стрессового напряжения. Способы сохранения и восстановления эмоционального равновесия и работоспособности. Антистресс-профилактика.

• Условия переговорного процесса. Стратегии ведения переговоров. Анализ эффективности основных стратегий ведения переговоров.

• Инструменты тайм-менеджмента

• Подготовка и планирование переговоров. Анализ факторов ситуации и поведения участников.

• Правила разработки сценария переговоров. Этапы переговорного процесса.

• Эмоциональная составляющая в переговорах.

• Конструктивное поведение. Противодействие неконструктивному поведению.

 12. Проектная работа

• Разработка и совершенствование системы документооборота на предприятии